Cómo insertar un PDF en Word: todas las formas posibles

Insertar un PDF en un documento Word es una necesidad muy habitual en el entorno profesional y académico. Puede que necesites incluir un contrato como anexo en un informe, incorporar una factura en un presupuesto, añadir un certificado a una solicitud o simplemente reunir documentación diversa en un solo archivo Word.

El problema es que Word y PDF son formatos fundamentalmente diferentes, y Microsoft Word no ofrece un botón directo de «insertar PDF» que funcione perfectamente en todos los casos. Existen múltiples métodos, cada uno con sus ventajas y limitaciones. En esta guía te explicamos los 5 principales para que elijas el más adecuado según tu situación.

Método 1: Insertar como objeto incrustado

Este es el método más directo y el que Microsoft Word ofrece de forma nativa. El PDF se incrusta dentro del documento Word como un objeto que se puede abrir con doble clic.

Pasos en Word (escritorio)

1. Abre tu documento Word y coloca el cursor donde quieras insertar el PDF.
2. Ve a la pestaña «Insertar» en la cinta de opciones.
3. Haz clic en «Objeto» (en el grupo «Texto»).
4. En la ventana que aparece, selecciona la pestaña «Crear desde archivo».
5. Haz clic en «Examinar» y selecciona tu archivo PDF.
6. Marca la casilla «Mostrar como icono» si quieres que aparezca como un icono clicable en lugar de mostrar la primera página.
7. Haz clic en «Aceptar».

El PDF aparecerá como un icono o como la primera página del documento. Al hacer doble clic, se abrirá el PDF completo en tu visor de PDFs predeterminado.

Ventajas y limitaciones

• Ventaja: Fácil y rápido. El PDF queda embebido dentro del Word, así que al compartir el .docx el PDF va incluido.
• Ventaja: El PDF mantiene toda su estructura original intacta.
• Limitación: Solo muestra la primera página como vista previa (o un icono). No puedes ver el contenido completo del PDF directamente en Word.
• Limitación: Aumenta considerablemente el tamaño del archivo Word, ya que incluye el PDF completo como datos binarios.
• Limitación: No funciona correctamente en Word Online ni en algunas versiones móviles.

Método 2: Convertir el PDF a Word y copiar el contenido

Si lo que necesitas es integrar el contenido del PDF directamente en tu documento (no como adjunto, sino como texto editable dentro del flujo del documento), la mejor opción es convertir el PDF a Word y luego copiar el contenido.

1. Usa la herramienta PDF a Word de AhoraPDF para convertir el PDF a formato .docx.
2. Abre el archivo .docx resultante en Word.
3. Selecciona el contenido que quieres insertar (Ctrl+A para todo, o selecciona secciones específicas).
4. Copia con Ctrl+C.
5. Ve a tu documento de destino y pega con Ctrl+V.
6. Ajusta el formato si es necesario (puede que necesites adaptar estilos, fuentes o márgenes).

Este método te da texto completamente editable y maquetado dentro de tu documento Word. Es el más flexible pero requiere un paso previo de conversión.

Método 3: Insertar como imagen (captura de páginas)

Si necesitas que el contenido del PDF se vea directamente en el documento Word pero no necesitas editarlo, puedes convertir las páginas del PDF a imágenes e insertarlas.

1. Usa la herramienta PDF a Imagen de AhoraPDF para convertir cada página del PDF a JPG o PNG.
2. En Word, ve a «Insertar» → «Imágenes» → «Este dispositivo».
3. Selecciona las imágenes generadas e insértalas en el documento.
4. Ajusta el tamaño y posición de cada imagen según necesites.

Este método es perfecto para documentos con formato visual complejo (diplomas, certificados, formularios rellenados, gráficos) donde lo importante es la apariencia visual exacta, no la editabilidad del texto.

Método 4: Insertar como enlace o hipervínculo

El método más ligero: en lugar de incrustar el PDF, simplemente creas un enlace al archivo. Esto es útil cuando el PDF está almacenado en una ubicación compartida (OneDrive, Google Drive, SharePoint, servidor de la empresa).

1. Sube tu PDF a un servicio de almacenamiento en la nube y copia el enlace de compartición.
2. En Word, selecciona el texto que quieres convertir en enlace.
3. Ve a «Insertar» → «Vínculo» (o usa Ctrl+K).
4. Pega la URL del PDF y haz clic en «Aceptar».

Método 5: Usar la función «Insertar texto de archivo» de Word

Las versiones modernas de Word (2016 y posteriores) pueden abrir archivos PDF directamente y convertirlos a formato editable.

1. En Word, ve a «Insertar» → «Objeto» → «Texto de archivo».
2. Cambia el filtro a «Archivos PDF» y selecciona tu PDF.
3. Word mostrará un aviso indicando que convertirá el PDF a formato editable. Acepta.
4. El contenido del PDF se insertará como texto editable en tu documento.

¿Cuál es el mejor método? Resumen

• Para adjuntar un PDF como referencia → Método 1 (objeto incrustado).
• Para integrar texto editable → Método 2 (convertir con AhoraPDF y copiar).
• Para mostrar la apariencia visual exacta → Método 3 (insertar como imagen).
• Para documentos ligeros con PDF en la nube → Método 4 (hipervínculo).
• Para conversión rápida de textos simples → Método 5 (función nativa de Word).

Preguntas frecuentes

¿Se puede insertar un PDF en Word Online?

Word Online (la versión web de Microsoft 365) no permite insertar objetos incrustados. Tu mejor opción es el método 4 (enlace) o el método 2 (convertir a Word con AhoraPDF y copiar el contenido).

¿Funciona con PDFs escaneados?

Para PDFs que son imágenes escaneadas (sin texto seleccionable), primero necesitas aplicar OCR. Usa la herramienta OCR PDF de AhoraPDF para convertir el escaneado en texto seleccionable, y luego usa cualquiera de los métodos descritos.

¿Se puede insertar solo algunas páginas del PDF?

Sí. Usa la herramienta Extraer Páginas de AhoraPDF para extraer solo las páginas que necesitas, y luego inserta el PDF resultante con el método que prefieras.